Contabilidad Hotelera

Como toda empresa, la contabilidad  constituye un elemento fundamental para conocer su historia económica y financiera así como la información de los Estados Financieros fundamentalmente el Balance General, el estado de pérdidas y ganancias y el Estado de flujo de efectivo. En  el caso  de hoteles, además de llevar contabilidad consistente, confiable y oportuna, es fundamental la sistematización de los costos de los diferentes servicios que ofrece.

El jefe de contabilidad se encarga de organizar, ejecutar, supervisar,  controlar,  y coordinar las distintas actividades que tienen relación con el proceso contable, los libros, estados financieros y su vinculación con los Departamentos de Pagaduría o Tesorería o caja si existieren estas unidades.

Importancia de la Contabilidad Hotelera:

La Contabilidad Hotelera en el contexto empresarial tiene como objetivo fundamental el proporcionar toda la información requerida por cada una de las dependencias de la Compañía, ejemplo: restaurante, lavandería, hospedaje, zonas húmedas, servicios generales y administración entre otros.

Reconociendo que la actividad turística implica la prestación de servicios, la venta de productos terminados, realización de eventos de diversa índole, encuentros culturales, además de la comercialización de otros bienes accesorios; se hace necesario el disponer de información efectiva, inmediata y oportuna para determinar con toda seguridad los precios de venta de los bienes y servicios que se ofrecen a los clientes.

De ahí la importancia de poseer un Departamento de Contabilidad bien organizado que cumpla con todas las exigencias de tipo legal, así como con los requerimientos (informes, costos y presupuestos) de la Administración. Y en tal propósito no se puede desconocer la importante labor que realiza el Departamento de Costos y Presupuestos, en todo lo pertinente a la determinación de costos unitarios y totales, para que la Dirección de Mercadeo y Ventas, ajustada a las políticas de la Empresa, determine los precios de venta al público.

Descripción de las actividades de un hotel:

Los servicios que proporcionan los hoteles pueden clasificarse como:

A) Principales.

B) Secundarios.

 Dentro de los principales están: el hospedaje, restaurant, bar.

 Los secundarios son: tintorería, lavandería, teléfonos, estacionamiento, peluquería, etc, todo lo que haga más cómoda la estancia del visitante.

Características de la Contabilidad Hotelera:

 Ø  La característica especial en la contabilidad hotelera constituye la oportunidad con la cual deben manejarse las cuentas contables, tomando en consideración que los servicios que presta el hotel tienen un estilo de “rapidez”,  y en este  lapso habrá que registrar contablemente con la oportunidad debida.

 Ø  El uso de los llamados diarios especializados,  como los de compra, ventas, caja, bodegas,  es una característica particular en los hoteles, aplicando  inclusive  la modalidad de columnario, porque permite  correlacionar las cuentas con los  departamentos respectivamente que generen costos; ventas, ingresos y salidas de caja, requisición de alimentos, bebidas, materiales, etc.

Ø  Siendo la Actividad Hotelera  una rama  del sector “Servicios”, en la  contabilidad hotelera se distinguen dos grandes aspectos. Costos d cada servicio;  e ingresos de los servicios.

Ø  Los Sistemas de contabilidad en las actividades de hotelería se ajustan a sus propias características  y naturaleza, dependiendo de la organización y servicios que tengan el hotel.

Ø  Una vez identificado el tipo de organización, sus áreas, departamentos y servicios, la contabilidad debe diseñarse en base a la distribución, al departamento de servicios que lo genere, ya que cada departamento genera costos, sin embargo, no todos los departamentos generen ingresos tal es  el caso del área administrativa.

Ø  El soporte molecular de la contabilidad hotelera esta dado por la presicion  de los costos e ingresos imputables a cada departamento, habitaciones, comedor, bar-restaurante, bebidas, lavado y planchado de ropa, casino, pisicina, canchas deportivas, etc según la  disponibilidad de cada hotel.

Ø  El diario general absorbe el resumen de los diarios especializados y de  las demás transacciones no constante en ellos, lográndose la consolidación tanto desde el diario general como desde los diarios especializados.

Ø  Otras cuentas que se utilizan  en los hoteles no se diferencian con otro tipo de negocios, tal es  el caso de remuneraciones del personal, cuentas por pagar, prestamos,  depreciaciones, amortizaciones,  gastos, diferidos, etc y tienen un tratamiento de tipo general como en otras actividades.

Organigrama de un Hotel:

Fuentes de Ingreso y su Contabilización:

 Ø  Para contabilidad los ingresos que percibe el hotel por la prestación de servicios es necesario en primer lugar diferenciarlos por área principales, de tal manera que facilite el reconocimiento de cada servicio. El hecho de distribuir los ingresos por cada servicio principal no solo que permite la cuantificación por cada rubro sino que permite identificar la importancia de cada servicio respecto del ingreso total. Además constituye un elemento fundamental para la programación presupuestaria para cada ejercicio financiero.

 Ø   En un hotel existen varias fuentes de ingresos, las principales  son habitaciones, comedor, bar-restaurante, otra fuente complementaria lavada y planchado de ropa, casino, salas de conferencias, peluquería, etc.  Según la categoría a la que pertenezca el hotel.

 Ø   La primera información  que se capta en hotel a la llegada de los huéspedes es el registro de huéspedes. Se usan tarjetas que incluyen el nombre, cedula de identidad, procedencia, destino, número de personas y firma del que asume la habitación.

Ø   El alquiler de habitaciones constituye  un rubro principal de los ingresos de un hotel, es necesario mantener actualizadas las tarjetas de llegadas de clientes y anotar los días de permanencia. De tal suerte que cuando el huésped decide abandonar el hotel, esta información debe estar lista para emitir la cuenta y factura correspondiente.

Ø  En las tarjetas de habitaciones también llamadas libro de habitaciones o cargo  de habitaciones ocurre que se va  anotando el número de personas que han registrado su ingreso por habitación. Se abre una ficha intercambiable de tal manera que siempre se conozca las habitaciones ocupadas y las vacantes existentes cuando los huéspedes abandonan  el hotel.

Categorías de Hoteles: